MANAJEMEN WAKTU

oleh : M. Ahmad Abdul Jawwad

Poin-poin Penting Manajemen Waktu

1. Pahami urgensi waktu dan kewajiban kita pada waktu

2. Memiliki pandangan terhadap bidang-bidang kajian

3. Memiliki tujuan, target, dan parameter yang jelas untuk tiap-tiap bidang

4. Perencanaan berjangka yang baik (harian, mingguan, bulanan, tahunan)

5. Pengalokasian waktu yang tepat untuk tiap-tiap aktivitas

6. Keterampilan memanfaatkan waktu antara

7. Seni memanfaatkan waktu istirahat

8. Kemampuan mengambil keputusan

9. Kemampuan untuk berkonsentrasi dan rileks

10. Kemampuan memprediksi hal-hal kecil dan tak terduga

11. Kemampuan mengefektikan waktu di aktivitas-aktivitas rutin

12. Memiliki sikap mental yang baik dalam pekerjaan

13. Kemampuan mendelegasikan dengan efektif

14. Kemampuan mengolah informasi secara BAL dan BASIS

15. Lingkungan kerja yang kondusif

16. Penataan dan pengarsipan yang teratur

17. Kemampuan untuk tidak menunda-nunda

18. Kemampuan berkata ‘TIDAK’

19. Kemampuan mengefektikan waktu di aktivitas-aktivitas rutin

RAPAT efektif

PRA

1. Jelas tujuan, target, dan parameternya

2. Buat agenda dengan baik, alokasikan waktu yang cukup untuk tiap-tiap poin

3. Susun poin-poin berdasarkan tingkat kepentingannya

4. Poin paling penting hendaknya ditaruh di urutan ke 2 atau 3, agar suasana sudah cukup hangat

5. Jangan agendakan rapat lebih dari 2 jam

6. Jangan memperpadat agenda kerja, lebih baik tidak dibahas sekalian

7. Bagikan/ beritahukan agenda rapat pada tiap peserta, jadi pas rapat udah ada usul (ga usah mikir/ diskusi dulu)…Kalau perlu adain rapat briefing dulu

PAS

1. Awali dengan pembacaan Al-Quran

2. Niatkan rapat untuk ibadah

3. Satukan hati/ ice breaking

4. Siapkan ‘KATA PENGANTAR’ yang baik untuk tarbiyah dan motivasi

5. Pastikan setiap peserta rapat tahu dan paham akan agenda rapat, sehingga topik pembicaraan tidak akan melenceng

6. Konsistenlah terhadap agenda waktu

7. Tentukan dan beritahukan peraturan rapat

8. Pemimpin rapat hendaknya berlaku sebagai pelayan yang memudahkan urusan

9. Awali dengan evaluasi rapat/ perkembangan kegiatan (jika ada)

10. Hindarilah analisa di tengah rapat

11. Lakukan games/ istirahat kalo dah BT

12. Pilih notulen yang cerdas

13. Rapat efektif bergantung pada pesertanya…jadi jangan kesampingkan hak-hak peserta

PASCA

1. Bacakan kesimpulan rapat dari notulen

2. Berikan tugas untuk rapat selanjutnya, beserta deadlinenya

3. Tutuplah rapat dengan doa

4. Ucapkan terima kasih dan minta maaf atas segala kekurangan

Kemampuan mendelegasikan dengan efektif (13)

a. Duduklah bersama, cairkan suasana, ciptakan suasana hangat dan akrab

b. Jelaskan tugas yang akan anda berikan (pastikan ia paham dengan tugas, tujuan, target, dan cara pelaksanaan)

c. Mintalah komitmen darinya untuk bersikap ihsan dan profesional

d. Diskusikan tentang masalah/ kendala yang mungkin dihadapi

e. Jaga komunikasi

f. Beri penghargaan dan sanksi

++ Orang yang anda delegasikan harus MAMPU dan MAU mengemban tugas

Seni memanfaatkan waktu istirahat (7)

a. Ketenangan akan didapat saat dirimu mampu melepaskan belenggu-belenggu pikiran yang selalu menghimpitmu

b. Jangan terlalu khawatir dan berpikir terlalu berat

c. Lakukan hobi-hobi anda

d. Alokasikan waktu khusus untuk diri anda, keluarga, dan sahabat anda

e. Seimbanglah dalam berbagai urusan

f. Istirahatkan dirimu dalam ukuran hari

g. Konsistenlah pada jadwal istirahatmu

Kemampuan untuk berkonsentrasi dan rileks (9)

a. Bersikaplah tumaninah, konsentrasi pada satu kegiatan saja di satu waktu, karena itu merupakan suatu bentuk keseimbangan dan membantu anda untuk berlaku efektif

b. Miliki sikap semangat dan ihsan dalam bekerja

c. Rilekslah setiap saat (bayangkan prilaku bayi), ketahuilah bahwa ketergesa-gesaan tidak akan membawa kesuksesan

d. Sejauh mungkin bekerjalah dalam posisi yang menyenangkan

e. Cek diri anda dengan teratur di tiap aktivitas

f. Evaluasi diri anda pada akhir hari

g. Ambil pelajaran dan hikmah

h. APLIKASIKAN